Agenda
Tickets, visitas comerciales y mantenimientos por contrato.
Dashboard
Agenda del día primero; debajo, resumen operativo y facturación.
Facturación cobrada
Últimos 6 meses (pagos registrados)
Tickets cerrados
Volumen mensual de cierres
Cotizaciones
Nuevas cotizaciones por mes
Equipo de usuarios
Personal con acceso al CRM. Seleccione una fila para abrir la ficha en un modal, o use Nuevo usuario para crear una cuenta.
Ficha del colaborador
Seleccione un usuario en la tabla para ver o editar la ficha.
Bajas y corrección de registros
Crear usuario
Roles de persona (técnico, auxiliar, etc.) o cuenta de sistema (correo genérico, sin ficha de colaborador). Cada correo solo se usa una vez.
Ficha del colaborador
Nuevo usuario
Clientes
Busque un cliente por nombre o documento. Al seleccionarlo se abre la ficha (sedes, contrato, tickets, facturación). Use Nuevo cliente para registrar uno.
Registrar cliente
Datos generales y resumen del contrato. La configuración detallada va en la ficha.
Ficha del cliente
Seleccione un cliente en el buscador para ver su información general.
Próximamente: múltiples contactos por cliente y por sede. Los datos principales se editan en Información general.
Registre todas las sedes del cliente. Solo puede haber una sede principal; se usa por defecto en tickets, contratos y facturación.
Con Habilitar plataforma crea un usuario del portal para esa sede (correo y clave) y podrá abrir tickets desde /portal.
| Nombre | Dirección | Tel. | Contacto | Principal | Plataforma / acceso |
|---|
Usuarios del portal ligados a este cliente (misma empresa). Los operarios solo pueden crear y seguir tickets de sus sedes. El administrador del cliente sigue siendo el correo de Acceso al portal en Información general.
| Nombre | Correo | Rol | Sedes | Activo |
|---|
Inventario de equipos instalados del cliente. Al finalizar un ticket de instalación (acta firmada), esos equipos pasan solos a esta lista. Al añadir uno a mano, elija primero el sistema cubierto del contrato. Si el equipo se repite, puede copiar uno existente y cambiar solo la ubicación.
Los cambios que registre quedan pendientes de aprobación del administrador. No se aplican al inventario oficial hasta ser aprobados.
| Sistema | Tipo | Ubicación | Serial | Marca | Modelo | Estado | Fecha inv. |
|---|
Sistemas cubiertos, periodicidad, visitas programadas y tickets preventivos. Escalable a varias sedes.
Tickets asociados a este cliente.
Cotizaciones comerciales del cliente.
Documentos emitidos (facturas y cuentas de cobro) e ingresos de dinero recibidos se llevan por separado: el saldo es la diferencia entre ambos totales del periodo.
Documentos de cobro
Dinero recibido
Ficha del cliente
Registrar cliente
Equipo
Proveedores
Registre aquí a los proveedores (identificación única, persona de contacto, pago contado o crédito, si emite factura electrónica y opcionalmente el RUT en PDF o imagen). Luego podrá usarlos en órdenes de compra y en el alistamiento de material.
Registrar proveedor
Registrar proveedor
Tienda
Catálogo para cotizaciones y PDF cliente. Registre marca, modelo, categoría, descripción, precio de venta con IVA incluido (desglose automático) e imagen. Desde cotizaciones se puede editar precio, imagen, descripción y categoría del producto.
Descargue la plantilla (hoja Calculo Ventas), complete MODELO, Costo compra y % Margen (fracción, ej. 0,30) u omita la columna de precio final para calcularlo. La fila 1 no debe modificarse; las columnas calculadas tienen fórmulas.
Importación legacy (listas con imágenes por hoja) sigue disponible por API
/inventory/supplies/import-excel; en la interfaz solo se usa la plantilla.
Ficha de producto
Como técnico líder: filtre el catálogo, use Ver ficha o haga clic en la fila para ver imagen grande y precios ante el cliente. La carga y el costo de compra los gestiona administración.
Órdenes de compra
Alistamiento de material: el número de orden lo asigna el sistema de forma automática (100, 101, 102…). Elija el proveedor (regístrelo antes en Proveedores si hace falta), las líneas de insumos y la cotización de venta para ver en seguida el cliente al que compra para reventa (sin depender del inventario).
Cotizaciones aprobadas — órdenes de compra
Vea qué cotizaciones ya tienen OC y cuáles aún tienen equipos pendientes. Abra el ticket para generar las faltantes.
Órdenes registradas
Tickets por aprobar
Cola de informes finalizados por técnicos de campo, pendientes de su revisión. Puede complementar o corregir el informe, aprobar y luego generar el PDF. La firma del cliente puede quedar pendiente; auxiliar administrativa la gestionará desde el dashboard.
Revisión del informe
Seleccione un ticket de la cola para revisar el informe.
Inventario por aprobar
Cambios de inventario enviados por técnicos de campo. Revise cada solicitud y apruebe para aplicarla al inventario del cliente o rechace para descartarla.
Toque una fila para abrir el detalle y aprobar o rechazar.
Revisión de inventario
Retiro de equipo
Controladoras y demás equipos retirados en soporte, mantenimiento y garantía. Abra el registro del ticket o descargue el PDF.
Tickets
Gestiona solicitudes de soporte, mantenimiento, garantías e instalaciones.
Operación, compras y cobros
Tickets de operación hasta facturación y cierre. Las cotizaciones en Cotizaciones; compras al proveedor en Órdenes de compra; ingresos y cobros en Finanzas.
Órdenes de compra de la cotización
Proveedor por equipo · una OC por proveedor · contado o crédito con vencimiento
Órdenes de compra
Equipos de la cotización aprobada para generar órdenes de compra.
Digite el total por línea con IVA incluido (19%); el valor unitario se calcula automáticamente.
Órdenes generadas
Al pulsar PDF se regenera con los datos actuales del proveedor y las condiciones de pago, y luego se descarga.
Equipos a comprar
Asigne proveedor, cantidad y valor total (IVA incl.) por ítem. En equipos con OC cambie el proveedor y pulse Actualizar órdenes por proveedor (o Aplicar proveedor en la fila) para moverlos y unificar en una sola OC.
Ítems adicionales
Fuera del alcance inicial de la cotización.
Condiciones de pago — —
Ajuste modalidad y plazo de una orden ya generada.
Firma de aprobación
Dibuje y pulse Firmar en la orden correspondiente.
Retiro de equipo
Registre cada dispositivo que se retira, quién autoriza y las fotos de evidencia.
Nuevo ticket
Complete tipo, cliente y descripción; al guardar el ticket queda abierto para planificar y pasar a Programado.
Descripción del ticket
Alcance del servicio y productos vinculados a la cotización.
Planificación
Fechas de implementación, técnicos y cierre estimado.
Informe de visita
Complete el informe, genere el PDF y finalice el servicio.
Checklist de mantenimiento
Puntos del sistema de este ticket.
Equipos del inventario
Revisión de equipos del sistema en sitio.
Cobro y cartera
Envío del documento al cliente y registro del pago. El estado del ticket se actualiza con estas fechas.
Nuevo ticket
Elija el tipo. En la mayoría de tickets se asocia un cliente; en Reunión puede elegir cliente, Ingenio Automatización o un proveedor. El código lo asigna el sistema al guardar.
Cobro y cartera
El estado del ticket (Por cobrar / Pagado) sale de estas fechas. Si envía el documento de cobro al cliente, registre la fecha; cuando ingrese el dinero, registre el pago.
Si hay un error, corríjalo y regenere el PDF. El consecutivo se conserva.
Lo que realmente llegó a la cuenta. Ese valor es el que entra a Finanzas.
$ 0
Saldo de la cuenta menos el monto ingresado. Cubre el ticket; no suma como ingreso de caja.
Visita comercial — informe en sitio
Complete las opciones de proyecto y hasta 15 fotos en el informe dedicado.
Pendiente de completar.
Informe de visita técnica / asistencia
Visible en En proceso o Finalizado para soporte por contrato/demanda, mantenimiento correctivo y asistencia remota. Guarde el informe, genere el PDF para el cliente y luego podrá finalizar el ticket (no se permite finalizar sin PDF generado).
Vista previa del documento
Checklist de mantenimiento
Equipos cargados en el inventario del cliente para este sistema.
Firmas y cierre
Complete todos los equipos para firmar y finalizar el servicio.
Equipos del inventario
Formulario generado automáticamente desde el inventario del cliente para este sistema.
Cartera y recaudo
Control de facturas, cuentas de cobro, abonos y vencimientos. Seleccione un documento para gestionar el cobro.
Filtros
Resumen por cliente
Consulte cuánto se ha facturado, cuánto ha pagado cada cliente y el saldo pendiente en facturación e ingresos.
Documentos facturados
Pagos recibidos
Clientes con movimiento
Seleccione una fila para ver el detalle arriba.
Gestión de cobro
Facturación, cuenta de cobro, abonos y cierre de cartera por ticket.
Facturación
Seleccione el tipo de documento e ingrese los datos de cobro.
Registrar pago
Registre un abono nuevo o vincule un ingreso ya cargado en Finanzas para este cliente.
Seleccione un ingreso del cliente que aún no esté vinculado a un ticket.
Historial de abonos
Pagos registrados sobre este ticket.
Módulo financiero
Finanzas
Indicadores generales y acceso a ingresos y gastos. Elija un área para continuar.
Áreas
Cuentas
Dinero disponible
Saldos por cuenta. Se actualizan según dónde se registre un ingreso o un gasto.
Movimientos
Ingresos y salidas
Libro de movimientos por fecha: ingresos, pagos de OC, gastos operativos, traslados y caja menor.
Caja menor
Caja menor
Pida efectivo para el fondo; al recibirlo, confírmelo para actualizar el saldo.
Saldo por técnico
Solicitudes de fondo
Mis movimientos
Cola de aprobación y pago
Gastos operativos
Gastos operativos
Egresos de Ingenio Automatización sin orden de compra: planilla, servicios, gasolina, arriendo, nómina, Bancolombia negocios, rodamientos y otros. Se reflejan en Total Gastos, cuentas y utilidad del dashboard.
Últimos gastos operativos
Por pagar
Órdenes de compra por pagar
Órdenes sin pago registrado. Vea la factura del proveedor y cambie entre contado y crédito.
Impuestos estimados
Impuestos estimados
Estimación provisional de impuestos. Se conectará a la base de datos más adelante.
Utilidad actual
Utilidad actual
Dinero disponible considerando ingresos y gastos registrados, menos impuestos estimados.
Ingresos
Ingresos
Pagos recibidos desde el 14/07/2026 (cualquier cliente). Alimentan el Total Ingresos del dashboard. El histórico anterior se consulta en Cartera y Resumen por cliente.
Pagos recibidos
Dinero ingresado desde 14/07/2026 · manual y tickets.
Cola administrativa
Desde 14/07/2026: pendientes de facturación y por cobrar.
Seleccione un ticket de la cola para abrir el formulario de ingreso y cobro.
Histórico sin ticket
Documentos e ingresos manuales por cliente (desde 14/07/2026 en esta vista).
Ingresos por cliente
Resumen de documentos emitidos frente a dinero recibido por cliente. Por defecto desde el 14/07/2026 (arranque en plataforma).
Informes
Genere reportes por rango de fechas para revisar tickets finalizados, documentos enviados, cartera por cobrar y pagos recibidos.
Plantillas documentales
Cargue las plantillas corporativas en Word (.docx) que el sistema usará para generar los documentos.
Incluye el informe de revisión por garantía (tickets tipo Garantía).
La plantilla debe contener los marcadores {{ VARIABLE }}; el sistema los reemplaza al generar.
Conserva el encabezado, pie y formato de su plantilla. El consecutivo es configurable por tipo.
La cuenta de cobro usa la misma lógica: descargue la base, edite las variables
{{ CONSECUTIVO }}, {{ VALOR }}, {{ VALOR_LETRAS }},
{{ CONCEPTO }} y demás, y suba el .docx.
Gestión habeas data
Política publicada para el titular y registro de la autorización de tratamiento de datos asociada a un cliente. Guarde al finalizar con el cliente; puede imprimir la política y el formulario antes o después de guardar.
El historial de autorizaciones guardadas se muestra debajo del formulario para el cliente elegido.
IA
Ingenio Automatización S.A.S.
Tel. 302 867 6887 · 316 040 8791
Automatización · Seguridad electrónica · Colombia
[email protected]Tel. 302 867 6887 · 316 040 8791
Política de datos personales y formato de autorización
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