Agenda semanal
Tickets, visitas comerciales y mantenimientos por contrato.
Dashboard
Agenda semanal primero; debajo, resumen operativo y facturación.
Facturación cobrada
Últimos 6 meses (pagos registrados)
Tickets cerrados
Volumen mensual de cierres
Cotizaciones
Nuevas cotizaciones por mes
Equipo de usuarios
Personal con acceso al CRM. Seleccione una fila en la tabla para abrir la ficha del colaborador (contratación, EPS, alergias y contacto de emergencia).
Ficha del colaborador
Seleccione un usuario en la tabla para ver o editar la ficha.
Bajas y corrección de registros
Crear usuario
Roles de persona (técnico, auxiliar, etc.) o cuenta de sistema (correo genérico, sin ficha de colaborador). Cada correo solo se usa una vez.
Clientes
Registro rápido de datos generales. Tras guardar, abra la ficha (pestañas) para sedes, contrato de mantenimiento, tickets y más.
Registrar cliente
Datos generales y resumen del contrato. La configuración detallada va en la ficha.
Ficha del cliente
Edite los datos generales en el formulario superior y pulse Guardar cliente.
Próximamente: múltiples contactos por cliente y por sede. Los datos principales se editan en Información general.
Registre todas las sedes del cliente. Solo puede haber una sede principal; se usa por defecto en tickets, contratos y facturación.
| Nombre | Dirección | Tel. | Contacto | Principal |
|---|
Inventario de equipos instalados del cliente. Independiente de tickets. Si el equipo se repite, puede copiar uno existente y cambiar solo la ubicación antes de añadirlo.
| Sistema | Tipo | Ubicación | Serial | Marca | Modelo | Estado | Fecha inv. |
|---|
Sistemas cubiertos, periodicidad, visitas programadas y tickets preventivos. Escalable a varias sedes.
Tickets asociados a este cliente.
Cotizaciones comerciales del cliente.
Documentos emitidos (facturas y cuentas de cobro) e ingresos de dinero recibidos se llevan por separado: el saldo es la diferencia entre ambos totales del periodo.
Documentos de cobro
Dinero recibido
Proveedores
Registre aquí a los proveedores (identificación única, persona de contacto, pago contado o crédito, si emite factura electrónica y opcionalmente el RUT en PDF o imagen). Luego podrá usarlos en órdenes de compra y en el alistamiento de material.
Productos
Catálogo para cotizaciones y PDF cliente. Registre marca, modelo, categoría, descripción, precio de venta con IVA incluido (desglose automático) e imagen. Desde cotizaciones se puede editar precio, imagen, descripción y categoría del producto.
Descargue la plantilla (hoja Calculo Ventas), complete MODELO, Costo compra y % Margen (fracción, ej. 0,30) u omita la columna de precio final para calcularlo. La fila 1 no debe modificarse; las columnas calculadas tienen fórmulas.
Importación legacy (listas con imágenes por hoja) sigue disponible por API
/inventory/supplies/import-excel; en la interfaz solo se usa la plantilla.
Ficha de producto
Como técnico líder: filtre el catálogo, use Ver ficha o haga clic en la fila para ver imagen grande y precios ante el cliente. La carga y el costo de compra los gestiona administración.
Órdenes de compra
Alistamiento de material: el número de orden lo asigna el sistema de forma automática (100, 101, 102…). Elija el proveedor (regístrelo antes en Proveedores si hace falta), las líneas de insumos y la cotización de venta para ver en seguida el cliente al que compra para reventa (sin depender del inventario).
Tickets por aprobar
Cola de informes finalizados por técnicos de campo, pendientes de su revisión. Puede complementar o corregir el informe, aprobar y luego generar el PDF. La firma del cliente puede quedar pendiente; auxiliar administrativa la gestionará desde el dashboard.
Revisión del informe
Seleccione un ticket de la cola para revisar el informe.
Tickets
Tickets de operación (soporte, mantenimiento, garantía, etc.): etapas hasta facturación y cierre. Las cotizaciones se gestionan solo en Cotizaciones.
- Compra al proveedor (contado, crédito o anticipo y comprobante): Órdenes de compra; aquí puede vincular el ID de OC al ticket.
- Documento de ingreso, montos y cobro al cliente: módulo Facturación e ingresos (menú lateral, personal administrativo).
Nuevo ticket
Elija el tipo (siempre con cliente). Soporte por contrato: solo clientes con contrato en ficha. El código del ticket (número correlativo) lo asigna el sistema al guardar.
Informe de visita técnica / asistencia
Visible en En proceso o Finalizado para soporte por contrato/demanda, mantenimiento correctivo y asistencia remota. Guarde el informe, genere el PDF para el cliente y luego podrá finalizar el ticket (no se permite finalizar sin PDF generado).
Vista previa del documento
Checklist del servicio
—
Equipos del inventario
Formulario generado automáticamente desde el inventario del cliente para este sistema.
Cartera y recaudo
Control de facturas, cuentas de cobro, abonos, vencimientos y gestión de cobro. Acceso para administración y gerencia.
Filtros
Resumen por cliente
Consulte cuánto se ha facturado, cuánto ha pagado cada cliente y el saldo pendiente en facturación e ingresos.
Documentos facturados
Pagos recibidos
Clientes con movimiento
Seleccione una fila para ver el detalle arriba.
Gestión de cobro
Facturación, cuenta de cobro, abonos y cierre de cartera por ticket.
Tipo de documento de cobro
Registrar pago
Historial de abonos
Facturación e ingresos
Control posterior al cierre del ticket. Al enviar documento queda por cobrar; al registrar el pago, pagado. Para cobros sin ticket use la sección histórica más abajo.
Cola administrativa
Tickets finalizados pendientes de facturación o cobro.
Seleccione un ticket en la cola
Histórico sin ticket
Trabaje por cliente: vea su estado de cuenta (como en el portal), registre documentos e ingresos. Los totales comparan facturado frente a dinero recibido.
Seleccione un cliente en el filtro para ver el resumen de su cuenta y el detalle como en el portal.
Estado de cuenta —
Documentos de cobro
Dinero recibido
Registros manuales sin ticket
Documentos e ingresos registrados aquí (edite desde la tabla). Las tablas muestran todos los registros manuales; el filtro de fechas arriba aplica solo al estado de cuenta del cliente.
Documentos registrados
Ingresos de dinero
Nuevo documento
Nuevo ingreso de dinero
Ingresos por cliente
Resumen de documentos emitidos frente a dinero recibido por cliente y rango de fechas.
Informes
Genere reportes por rango de fechas para revisar tickets finalizados, documentos enviados, cartera por cobrar y pagos recibidos.
Plantillas documentales
Cargue las plantillas corporativas en Word (.docx) que el sistema usará para generar los documentos.
La plantilla debe contener los marcadores {{ VARIABLE }}; el sistema los reemplaza al generar.
Conserva el encabezado, pie y formato de su plantilla. El consecutivo es configurable por tipo.
Gestión habeas data
Política publicada para el titular y registro de la autorización de tratamiento de datos asociada a un cliente. Guarde al finalizar con el cliente; puede imprimir la política y el formulario antes o después de guardar.
El historial de autorizaciones guardadas se muestra debajo del formulario para el cliente elegido.
IA
Ingenio Automatización S.A.S.
Tel. 302 867 6887 · 316 040 8791
Automatización · Seguridad electrónica · Colombia
[email protected]Tel. 302 867 6887 · 316 040 8791
Política de datos personales y formato de autorización
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